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Il responsabile della protezione dei dati (DPO)

Chi è il responsabile della protezione dei dati (DPO)?

L’introduzione del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) ha portato all’aumento della domanda di responsabili della protezione dei dati (DPO). I DPO sono responsabili del monitoraggio della conformità dell’organizzazione per la quale lavorano, danno consigli e linee guida relativi agli obblighi di protezione dei dati e svolgono il ruolo di punto di contatto tra gli interessati e l’autorità di controllo competente.

Sebbene tutte le organizzazioni italiane che trattano dati personali di persone residenti nell’UE devono rispettare il GDPR, non tutte le organizzazioni sono tenute a nominare un DPO. Le singole organizzazioni valutano se hanno bisogno di nominarne uno e, in tal caso, a chi dovrebbero affidare tale responsabilità.

Se non sei sicuro del processo di nomina di un DPO o se hai bisogno di maggiori informazioni sul ruolo del DPO, contatta uno dei nostri esperti, senza alcun impegno.

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Il ruolo e le responsabilità del DPO

I compiti del DPO

Il responsabile della protezione dei dati riporta direttamente alla dirigenza, e svolge i seguenti compiti:

  • Informare e consigliare l’organizzazione ed i suoi dipendenti circa gli obblighi di protezione dei dati ai sensi del GDPR;
  • Monitorare la conformità dell’organizzazione al Regolamento ed alle policy e procedure interne in materia di protezione dei dati. Questo compito include anche il monitoraggio dell’assegnazione delle responsabilità e della formazione del personale coinvolto nelle operazioni di trattamento dei dati;
  • Fornire consulenza sulla necessità o meno di eseguire valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA), come eseguirle e quali risultati aspettarsi;
  • Fungere da punto di contatto per l’autorità di controllo per tutte le questioni inerenti alla protezione dei dati, come la segnalazione di violazioni dei dati;
  • Fungere da punto di contatto per gli interessati in materia di privacy dei dati, per esempio per le richieste di accesso dei dati personali.

Quali sono i requisiti legali per ricoprire il ruolo di DPO?

  • Indipendenza
    Il GDPR richiede che il DPO operi in maniera indipendente e senza istruzioni da parte del proprio datore di lavoro sul modo scelto per l’esecuzione dei compiti richiesti dal ruolo. Ciò include le istruzioni sui risultati da ottenere, come esaminare un reclamo o se consultare l’autorità di controllo.

  • Nessun conflitto di interessi
    Sebbene il GDPR consenta al DPO di svolgere altri compiti e funzioni, le organizzazioni sono tenute a garantire che queste attività non comportino un conflitto di interessi con i doveri del responsabile della protezione dei dati.


Quali qualifiche deve possedere un DPO?

Il GDPR non specifica le credenziali richieste per svolgere il ruolo di DPO. Tuttavia, il Gruppo di Lavoro Articolo 29 ha pubblicato le linee guida che definiscono i requisiti minimi relativi all’esperienza ed alle competenze che un DPO dovrebbe avere:

  • Livello di competenza – è essenziale che il DPO sappia pianificare, implementare e gestire un programma di protezione dei dati. Quanto più sono complesse o ad alto rischio le attività di trattamento dei dati, tanto maggiori saranno le competenze di cui il DPO avrà bisogno.

  • Qualifiche professionali – non è necessario che sia un avvocato abilitato, ma deve avere una conoscenza approfondita della legislazione nazionale ed europea in materia di protezione dei dati, tra cui il GDPR. Inoltre, deve conoscere le misure tecniche ed organizzative implementate dall’organizzazione ed avere familiarità con le tecnologie relative alla sicurezza delle informazioni.

Nel caso di un’autorità o ente pubblico, il DPO dovrebbe conoscere anche le norme e procedure amministrative della stessa.


Devo nominare un DPO?

La nomina del DPO è obbligatoria solo in tre situazioni:

  • Quando l’organizzazione è un ente o organismo pubblico;
  • Quando le attività principali dell’organizzazione consistono in operazioni di trattamento dei dati che richiedono un monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala; e
  • Quando le attività principali dell’organizzazione consistono in trattamenti su larga scala di categorie speciali di dati e/o dati relativi a condanne penali e reati.

Anche laddove il GDPR non richieda specificatamente la nomina di un responsabile della protezione dei dati, la sua nomina è caldamente consigliata dal Gruppo di Lavoro Articolo 29 (WP29) come una buona prassi per dimostrare la conformità al Regolamento.


Devo scegliere il DPO tra il personale della mia organizzazione?

Il GDPR consente alle organizzazioni di scegliere se nominare un DPO interno od esterno. Il responsabile della protezione dei dati può essere un dipendente dell’azienda (DPO interno), o una terza parte che lavora per l’azienda (DPO esterno). In entrambi i casi, il DPO deve disporre delle risorse necessarie per svolgere i propri compiti. Inoltre, è necessario considerare il livello di supporto che necessita per svolgere i propri compiti adeguatamente.

Data la scarsità di persone con competenze e conoscenze specifiche per coprire il ruolo di DPO, l’esternalizzazione di tale figura può aiutare l’organizzazione a soddisfare le richieste di conformità al GDPR senza distrazioni.

Se la tua organizzazione è propensa a nominare un DPO esterno, IT Governance ha la soluzione pronta per te: il servizio di DPO esterno.


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