GDPR: come creare la documentazione conforme

Non giriamoci intorno: documentare la conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) potrebbe essere una delle parti più complesse ed intense del progetto di conformità al Regolamento. Dal momento che non ci sono molte informazioni disponibili online a riguardo, abbiamo pensato di mettere insieme una breve guida su come creare la documentazione richiesta.

Perché serve la documentazione

Per dimostrare di essere conforme al Regolamento, è molto probabile che tu debba produrre e mantenere nel tempo la documentazione richiesta. Ciò

ti permetterà di soddisfare i requisiti introdotti dal GDPR, come la tenuta del registro delle attività di trattamento, o il consenso degli interessati, ma ti assicurerà anche di avere le prove a supporto della conformità raggiunta, nel caso in cui l’autorità di vigilanza dovesse richiedertele.

Quali documenti sono di particolare importanza?

I seguenti documenti:

Alcuni suggerimenti

Come per qualsiasi altra documentazione relativa ai sistemi di gestione, valgono le seguenti regole di base:

  • Deve essere completa – le cose lasciate o fatte a metà non sono mai buone;
  • Deve essere in linea con il GDPR – tieni sempre una copia dei principi e dei requisiti del Regolamento sotto mano mentre sviluppi la documentazione;
  • Deve essere adatta alla tua azienda – assicurati che la documentazione rispecchi ciò che è stato implementato in azienda, deve essere unica. Troppe volte abbiamo visto aziende produrre una documentazione ai minimi termini, senza descrizioni dei processi o delle misure implementate: avrebbe potuto riguardare qualsiasi azienda;
  • Deve essere disponibile a tutto il personale dell’azienda, seppur con diversi livelli di accesso;
  • Evita duplicati – laddove possibile la documentazione dovrebbe essere strutturata in modo da evidenziare punti in comune ed evitare duplicati;
  • Adotta un approccio standard – tutti i documenti devono avere lo stesso stile e layout;
  • Rispetta il ciclo di vita di un documento – bozza iniziale, documento pubblicato, documento ritirato;
  • Controlla i documenti e tienili aggiornati;
  • Usa la posizione lavorativa al posto del nome proprio per identificare le persone.

Set di documenti conformi GDPR

Per aiutarti nella produzione della documentazione conforme GDPR in modo semplice e veloce, i nostri esperti hanno realizzato il EU General Data Protection Regulation (GDPR) Documentation Toolkit.

Leader nel mercato ed utilizzato da centinaia di aziende in tutto il mondo, il kit contiene tutti i documenti di cui hai bisogno per conformarti e dimostrare la conformità al Regolamento, tra cui:

  • Procedura per eseguire un audit sulla privacy dei dati;
  • Documenti precompilati per la creazione dell’informativa sulla privacy;
  • Procedura per la notifica di una violazione dei dati;
  • Procedura per la richiesta di accesso ai dati;
  • Procedura per il trasferimento internazionale di dati;
  • Modelli per il consenso;
  • Documenti e procedure relative alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati;
  • Policy e procedure sulla sicurezza delle informazioni per tenere i tuoi dati al sicuro.
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