Votre CRM répond-il aux exigences de conformité du RGPD ?

Les entreprises disposant d’un système de gestion des relations clients (CRM) connaissent sûrement les problématiques liées à la gestion de grandes quantités de données personnelles et seront, en théorie, prêtes à faire face au Règlement Général Européen sur la Protection des Données (RGPD) lors de sa mise en application le 25 mai prochain. En effet, elles devraient avoir l’habitude de conserver les noms, adresses email et dates de naissance de leurs clients en toute sécurité et de mettre à jour les données, points clés de la mise en conformité avec le RGPD.

Mais, la conformité c’est bien plus que ça!
En effet, même les entreprises les plus disciplinées et organisées ont encore beaucoup de travail devant elles et le temps presse pour celles n’ayant pas encore lancé leur projet RGPD.

Les entreprises doivent prendre en compte la nouvelle définition élargie de la notion de données personnelles présentée par le RGPD. Elles devront également suivre de nouvelles règles afin de pouvoir collecter des données personnelles, aller plus loin dans le domaine de la sécurité des données et s’assurer qu’elles disposent d’un système permettant de répondre de manière adéquate aux droits des individus concernant l’accès, la rectification et la suppression de leurs données.

Le non-respect de ces exigences (ou d’autres exigences du règlement) peut entrainer des mesures disciplinaires sévères, y compris d’importantes amendes. Il est donc primordial que les systèmes CRM des entreprises soient équipés afin de répondre aux exigences de conformité du RGPD. Toutefois, il ne s’agit pas simplement d’ajouter de nouveaux composants à votre système CRM existant. Le règlement met l’accent sur le besoin de protection de la vie privée dès la conception (privacy by design), ce qui signifie que votre système doit être revu entièrement, en abordant la sécurité dès le début du projet.

Certains fournisseurs de logiciels CRM ont déjà commencé à repenser leurs systèmes en amont du RGPD, mais il est important de vérifier que votre système répond pleinement aux exigences de conformité du RGPD et que vous savez comment procéder.

Cela signifie :

  • Documenter la raison légitime au traitement des données personnelles ;
  • S’assurer que les données sont conservées tant que cette raison est valide ;
  • S’assurer que les données sont correctes et mises à jour ; et
  • Conserver les données sensibles à part afin que seules les personnes autorisées puissent y accéder.

N’oubliez pas que la conformité ne doit pas être considérée comme une contrainte bureaucratique. Le RGPD et le CRM sont tous deux basés sur le développement d’une relation de confiance entre les entreprises et les individus. Vous conformer avec le RGPD vous permettra de construire une relation plus forte avec vos clients et de bénéficier d’un CRM plus efficace.

 

En savoir plus sur le RGPD

Le RGPD entrainera des changements importants au sein de votre entreprise, il est donc essentiel que vous sachiez ce qui doit être fait. Le RGPD UE – Guide de poche vous aidera à mieux comprendre le règlement. Ce livre, écrit par Alan Calder, fondateur et président exécutif d’IT Governance, aborde :

  • Les termes et définitions du règlement ;
  • Les exigences de conformité les plus importantes ; et
  • Comment se conformer au RGPD.

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