RGPD : Inviter d’anciens participants à de futures évènements

Si vous avez des doutes concernant la valeur que portent les entreprises aux données à caractère personnel, essayez de vous inscrire à un évènement. Il est rare que vous partagiez seulement votre nom et vos coordonnées avec l’entreprises lors de la confirmation de réservation. Les départements marketing veulent autant d’informations afin de pouvoir vous contacter au sujet d’évènements futurs, de vous demander de fournir toutes sortes de données, de télécharger des applications, de répondre à des sondages ou encore de les suivre sur les réseaux sociaux.

Cela ne vous surprendra peut-être pas sur le moment et vous vous habituerez peut-être à simplement supprimer l’éventuel email reçu. Mais cela appartiendra bientôt au passé puisque le Règlement Général Européen sur la Protection des Données (RGPD), indique que les entreprises ne peuvent conserver les données qu’aussi longtemps que nécessaire.

Que cela signifie-t-il vraiment ? Une entreprise peut-elle justifier d’envoyer des informations concernant un évènement à venir à une personne s’étant inscrite il y a six ans ?

 

“Aussi longtemps que nécessaire”

Autrement dit, si une personne s’inscrit à un évènement, ses données ne doivent être conservées que jusqu’à la fin de cet évènement. Cependant, les entreprises auront le droit de demander aux participants s’ils souhaitent être tenus informés de futurs évènements – plus particulièrement si l’évènement auquel ils se sont inscrits est annuel ou récurrent.

Pour ce faire, les entreprises devront prouver qu’elles ont une raison légitime de conserver les coordonnées ainsi que toute autre donnée qu’elles détiennent. De nombreuses entreprises utiliseront le consentement, bien que cela pose de nombreux problèmes. En effet, les autorités de contrôle sont très claires concernant les limites du consentement et conseillent de le renouveler tous les deux ans.

De même, les entreprises utilisant d’autres raisons légitimes afin de traiter les données personnelles devraient s’assurer de leur validité aux mêmes intervalles.

Si la personne concernée ne souhaite plus que ses données soient conservées, ou qu’il n’y a plus de raison légitime d’archiver les données, les entreprises devront supprimer leurs données.

 

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La complexité du RGPD et les mesures disciplinaires potentielles en cas de non-conformité ont engendré un besoin urgent d’experts RGPD. Il devient donc essentiel d’investir dans des formations RGPD.

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